Per­sónu­vernd­ar­yf­ir­lýs­ing BHM

Hjá BHM er unnið með persónuupplýsingar í tengslum við rekstur og þjónustu bandalagsins og sjóða. BHM leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. BHM vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvort þú ert sjálf/-ur í samskiptum við BHM eða hvort samskiptin eru fyrir hönd lögaðila.

BHM vinnur, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingar um félagsmenn aðildarfélaga BHM og þá sem persónulega eiga í samskiptum við bandalagið og/eða sjóði þess:

• Auðkennis- og samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, aldur, kennitala, kyn, þjóðerni, heimilisfang, símanúmer og netfang.
• Samskiptasaga, s.s. upplýsingar úr samskiptum sem þú velur að eiga við BHM, s.s. bréf, tölvupóst, skilaboð í gegnum vefsíðu, netspjall og samfélagsmiðlasíður eða önnur samskipti.
• Starfstengdar upplýsingar, s.s. starf, starfshlutfall, launaflokkur, starfsmat, vinnustaður og starfsaldur.
• Iðgjaldaupplýsingar, s.s. yfirlit yfir greidd félags- og sjóðsgjöld, fjárhæð iðgjalda, mótframlag launagreiðanda og greiðslutímabil.
• Fjárhags- og greiðsluupplýsingar, s.s. upplýsingar um bankareikning og greiðslusögu m.a. vegna útgreiðslu styrkja.
• Viðskipta- og þjónustusaga þín hjá BHM og sjóðum, þ.á m. hvaða vöru og þjónustu þú hefur keypt/nýtt hjá okkur og hvenær.
• Upplýsingar um notkun sjóða og afrit umsókna um greiðslu styrkja úr sjóðum og fylgigagna, þar sem finna má upplýsingar um tegund styrks, bankareikning og fjárhæð styrks.
• Upplýsingar um leigu á orlofshúsum, s.s. um bókanir, greiðslur, leigutímabil, orlofskosti, punktastöðu, umsagnir, umgengni og eftir atvikum bannskráningu (tímabil banns og ástæða).
• Upplýsingar um kaup á gjafabréfum.
• Upplýsingar sem safnast við beina markaðssetningu: s.s. nafn, netfang og eftir atvikum símanúmer.
• Upplýsingar úr opinberum skrám, s.s. upplýsingar úr Þjóðskrá um hjúskaparstöðu og þjóðerni.
• Upplýsingar sem safnast við rafræna vöktun: myndupptökur sem safnast við rafræna vöktun með öryggismyndavélum.
• Tæknilegar upplýsingar og afleiddar upplýsingar: upplýsingar um búnað og tæki sem notuð eru til að tengjast vefsvæðum BHM, s.s. IP-tölu, tegund snjalltækis, vefkökur og hvaða aðgerðir þú framkvæmir á vefsvæðunum.
• Viðkvæmar persónuupplýsingar, eins og við á, s.s. upplýsingar um aðild að stéttarfélagi og heilsufar.
• BHM vinnur einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingar sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:

Aðild að stéttarfélagi og eftir atvikum tilteknar heilsufarsupplýsingar í tengslum við starfsemi ofangreindra sjóða.

BHM vinnur, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingar um einstaklinga sem koma fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við BHM:

• Auðkennis- og samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, starfstitill, vinnustaður, vinnusími og vinnunetfang.
• Samskiptaupplýsingar, s.s. upplýsingar um samskipti við bandalagið, hvort sem þau fara fram bréflega, rafrænt, s.s. í tölvupósti eða í gegnum netspjall, vefsíðu, samfélagsmiðlasíður BHM eða á annan hátt.

Það er stefna BHM að safna ekki persónuupplýsingum um börn undir 13 ára aldri, nema að því leyti sem slíkt er nauðsynlegt í tengslum við úrvinnslu umsókna um fæðingastyrki, ferðakostnaðarstyrki, ættleiðingastyrki eða sjúkradagpeninga vegna veikinda barna.

Þá styðst vefsvæði BHM við vefkökur, sem eru litlar textaskrár sem komið er fyrir í tölvu eða snjalltæki notanda, sem safna persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru fyrir virkni vefsvæðis bandalagsins og markaðssetningu. Nánari upplýsingar um vefkökur má finna á vefsíðu BHM í sérstökum vefkökuborða þar sem hægt er að leyfa eða hafna vefkökum.

BHM vill benda þér á að þegar þú ferð inn á eða hefur samband við bandalagið í gegnum samfélagsmiðlasíður þess, t.d. Facebook-síðu BHM, þá gæti verið að veitendur samfélagsmiðlaþjónustunnar fái aðgang að upplýsingum og hvetjum við þig til að kynna þér vel persónuverndaryfirlýsingar þeirra.

Í hvaða tilgangi vinnur BHM persónuupplýsingar um þig?

Öll vinnsla BHM á persónuupplýsingum fer fram í skýrum tilgangi og byggist á lögmætum grundvelli samkvæmt persónuverndarlögum og öðrum lögum sem eiga við starfsemi bandalagsins.

BHM leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna.

Til þess að tryggja að unnið sé með persónuupplýsingar í samræmi við meginreglur persónuverndarlaga veitir BHM starfsfólki sínu fræðslu og þjálfun í því skyni að skapa almenna og góða þekkingu á því hvernig umgangast skuli slíkar upplýsingar, meðferð og vinnslu persónuupplýsinga, og hvernig gætt skuli öryggis þeirra á vettvangi bandalagsins.

BHM vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

• Uppfylla skyldur bandalagsins á grundvelli laga sem gilda um rekstur og þjónustu stéttarfélaga og sambanda stéttarfélaga.
• Efna skyldur samningssambands sem BHM er í, t.d. við verktaka, birgja eða aðra, eða til að koma slíku samningssambandi á.
• Reikna út félagsgjöld, iðgjöld í sjóði og meta réttindi félagsmanna.
• Vera í samskiptum við og gæta hagsmuna félagsmanna aðildarfélaga, m.a. í gegnum póstlista sem tengjast starfsemi bandalagsins og sjóða þess.
• Greiða sjúkradagpeninga og aðra styrki úr Sjúkrasjóði, Styrktarsjóði, Starfsmenntunarsjóði og Starfsþróunarsetri háskólamanna.
• Úthluta orlofshúsum Orlofssjóðs og innheimta leigugjald fyrir þau sem og að afgreiða aðrar vörur og þjónustu Orlofssjóðs s.s. gjafabréf, niðurgreiðsluávísanir o.fl.
• Senda út mikilvægar tilkynningar, t.d. um afgreiðslu umsókna og breytingar á reglum sjóða eða til þess að senda út þjónustu- eða viðhorfskannanir.
• Skrásetja viðskipti og færa bókhald.
• Gera félagsmönnum aðildarfélaga kleift að kjósa í trúnaðarstöður innan BHM, kjósa um kjarasamninga eða kjósa um verkfallsboðun.
• Framkvæma kannanir, talnaúrvinnslu og launatölfræði svo sem vegna launaþróunar og til að geta gert launasamanburð starfsgreina til birtingar opinberlega.
• Stunda markaðs- og kynningarstarf.
• Reka vefsvæði og bæta notendaupplifun á vefsvæðum bandalagsins.
• Sinna eigna- og öryggisvörslu, m.a. með öryggismyndavélum og eftirlitskerfum.
• Stuðla að net- og upplýsingaöryggi með því að greina, rannsaka og koma í veg fyrir hvers kyns misferli, fjársvik eða netógnir.

Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga þinna fer fram þar sem hún er nauðsynleg til að gera eða efna samning milli þín og BHM eða fullnægja lagaskyldu í samræmi við 2. og 3. tl. 1. mgr. 9. gr. persónuverndarlaga.

Í ákveðnum tilvikum óskar BHM eftir upplýstu samþykki þínu fyrir vinnslu persónuupplýsinga í samræmi við kröfur persónuverndarlaga. Í þeim tilvikum getur þú hvenær sem er dregið veitt samþykki til baka og er þá þeirri vinnslu sem samþykkið nær til hætt. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á vinnslu persónuupplýsinga fram að afturkölluninni.

BHM vinnur einnig með persónuupplýsingar vegna þess að bandalagið, þú sjálf/-ur eða þriðji aðili hefur lögmæta hagsmuni af því að upplýsingar séu unnar. Slík vinnsla fer einungis fram ef hagsmunir BHM og/eða þriðja aðila af því að vinnslan fari fram vega þyngra en einkalífshagsmunir þínir að undangengnu sérstöku hagsmunamati þar um. Eftirfarandi vinnsluaðgerðir fara fram á grundvelli lögmætra hagsmuna:

• Vinnsla persónuupplýsinga sem kemur til BHM fyrir milligöngu stéttarfélags þíns.
• Vinnsla til að auðvelda samskipti og samvinnu við stéttarfélag þitt.
• Vinnsla í þágu innheimtu vanskilakrafna.
• Vinnsla í þágu markaðs- og kynningarstarfs bandalagsins, þ.m.t. markhópagreining og í þágu beinnar markaðssetningar sem m.a. felst í rafrænni upplýsingagjöf til þín um þjónustu, viðburði og afslætti.
• Vinnsla í þágu net- og upplýsingaöryggis.
• Vinnsla til að tryggja öryggis- og eignavörslu BHM m.a. með öryggismyndavélum.
• Vinnsla í þágu þróunar og prófunar á þjónustu og þjónustuleiðum, þjónustu- og tölfræðigreiningar og gæðaeftirlits.
• Varðveisla efnis sem verður til við rafræna vöktun t.d. ef nauðsynlegt er að varðveita efni til að afmarka, setja fram eða verjast lagalegum kröfum fyrir dómi eða annars staðar.

Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga, þar sem við á, byggist ávallt á skýrri heimild í 11. gr. persónuverndarlaga t.d. afdráttarlausu samþykki, lagaheimild, nauðsyn vegna kjarasamninga, og vegna verks sem er liður í lögmætri starfsemi bandalagsins sem hefur stéttarfélagsleg markmið.

Frá hverjum safnar BHM þínum persónuupplýsingum?

Persónuupplýsingar sem BHM vinnur eru fengnar frá þér sjálfum t.d. þegar þú sækir um styrki eða hefur samband við bandalagið. Jafnframt lætur þú af hendi persónuupplýsingar með óbeinum hætti, s.s. þegar þú heimsækir eða notar vefsvæði BHM þar sem vefkökur eru notaðar og aðgerðarskráning fer fram.

Neitir þú að afhenda BHM persónuupplýsingar eða andmælir vinnslu þeirra getur það haft áhrif á hvernig bandalagið veitir þér þjónustu.

Í ákveðnum tilvikum þarf BHM að fá persónuupplýsingar frá stéttarfélaginu þínu svo unnt sé að gæta hagsmuna þinna og gera þér kleift að nýta þér þau réttindi sem tryggð eru í vinnulöggjöf og kjarasamningum. Í tengslum við þá vinnslu koma aðilar fram sem svokallaðir sameiginlegir ábyrgðaraðilar. Við hvetjum þig til að kynna þér vel persónuverndaryfirlýsingu þíns stéttarfélags.

Í öðrum tilvikum kunna persónuupplýsingar að berast okkur frá þriðja aðila, s.s. frá launagreiðanda þínum, Sambandi íslenskra sveitarfélaga og eftir atvikum opinberum yfirvöldum, þ.m.t. Þjóðskrá Íslands.

Hvenær miðlar BHM persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila og af hverju?

Það er mögulegt að persónuupplýsingar um þig verði afhentar til þriðju aðila ef slíkt er skylt samkvæmt lögum, s.s. til stjórnvalda, löggæslu- og skattyfirvalda og dómstóla.

Í ákveðnum tilvikum þarf BHM að gera tilteknar persónuupplýsingar þínar aðgengilegar stéttarfélagi þínu svo unnt sé að gæta hagsmuna þinna og gera þér kleift að nýta þér réttindi þín samkvæmt vinnulöggjöf og kjarasamningum. Í tengslum við þá vinnslu koma aðilar fram sem svokallaðir sameiginlegir ábyrgðaraðilar. Við hvetjum þig til að kynna þér vel persónuverndaryfirlýsingu þíns stéttarfélags.

Eins gætu persónuupplýsingar þínar verið afhentar til þriðja aðila, sem veita bandalaginu upplýsingatækniþjónustu og/eða aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri bandalagsins, s.s. rekstrar- og hýsingaraðila upplýsingakerfa, í samræmi við gerða þjónustu- og vinnslusamninga.

Þessir aðilar kunna að vera staðsettir utan Íslands. BHM miðlar þó ekki persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykkis viðkomandi einstaklings eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

Persónuverndaryfirlýsing BHM nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Google og Microsoft.

Hversu lengi geymum við persónuupplýsingar um þig?

BHM varðveitir aðeins persónuupplýsingar eins lengi og nauðsyn krefur miðað við tilgang vinnslunnar, í samræmi við ákvæði laga og varðveislustefnu bandalagsins. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna eru geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

Efni sem safnast við rafræna vöktun eða við hljóðupptökur er sjálfvirkt eytt að 30 dögum liðnum, nema lög kveði á um annað eða lögmætir hagsmunir krefjist lengri varðveislu.

Öryggi persónuupplýsinga þinna

BHM leggur ríka áherslu á að tryggja öryggi persónuupplýsinga og hefur innleitt skipulagslegar og tæknilegar öryggisráðstafanir í þeim tilgangi. Dæmi um slíkar ráðstafanir eru aðgangsstýringar og aðgerðarskráning í upplýsingakerfum og hugbúnaði, notkun eldveggja, örugg innskráning svo dæmi séu tekin auk þess sem starfsfólk fær reglulega þjálfun og fræðslu um persónuvernd og upplýsingaöryggi.

BHM leggur áherslu á að takmarka skuli aðgang að persónuupplýsingum við þá starfsmenn sem nauðsynlega þurfa slíkan aðgang starfa sinna vegna. Starfsfólk BHM er jafnframt skylt til að gæta trúnaðar og tryggja öryggi persónuupplýsinga á meðan og eftir að það lætur af störfum fyrir BHM.

BHM hefur skjalfest verklag til að tryggja lögmæta meðferð og öryggi persónuupplýsinga þ.m.t. um skilvirk viðbrögð við öryggisbrestum eða öryggisatvikum sem og tilkynningarskyldu. Í slíkum tilvikum er Persónuvernd, viðeigandi eftirlitsstofnunum og eftir atvikum einstaklingum tilkynnt um öryggisbrest í samræmi við persónuverndarlög.

Sjálfvirk ákvarðanataka

Ef til þess kemur að BHM útbúi persónusnið um þig s.s. til að meta eða spá fyrir um ákveðna þætti er varða hagi þína, hegðun eða þjónustunotkun mun bandalagið ávallt tryggja að slík vinnsla fari fram samkvæmt ákvæðum persónuverndarlaga. Sjálfvirk ákvarðanataka og gerð persónusniðs sem hefur mikil áhrif á hagsmuni þína fer einungis fram á grundvelli viðeigandi heimilda þ.m.t. samþykkis.

Markpóstar

BHM sendir reglulega út fréttabréf með fréttum af starfseminni sem og boð á viðburði og námskeið á vegum bandalagsins á félagsmenn aðildarfélaga og aðra þá sem sérstaklega hafa skráð sig á tölvupóstlista bandalagsins. Vinnsla tölvupóstfanga í þeim tilgangi er byggð á lögmætum hagsmunum BHM af markaðssetningu og því að tryggja félagsmönnum aðildarfélaga fyrirmyndarþjónustu.

Ef þú óskar ekki eftir því að vera á tölvupóstlista BHM getur þú ávallt afskráð þig með því að smella afskráningarhlekk sem fylgir sérhverjum tölvupósti. Þá minnir bandalagið jafnframt tengiliði tölvupósta reglulega á rétt þeirra til afskráningar af tölvupóstlistanum.

Rafræn vöktun með öryggismyndavélum

Rafræn vöktun fer fram með öryggismyndavélum í og við þjónustumiðstöðvar orlofshúsa BHM í öryggis- og eignavörsluskyni. Þeir einstaklingar sem heimsækja vöktuð mannvirki eða svæði kunna því að vera teknir upp á mynd. Vinnsla á þeim upplýsingum sem safnast með rafrænni vöktun byggir á lögmætum hagsmunum BHM, sbr. 6. tl. 1. mgr. 9. gr. persónuverndarlaga.

Persónuupplýsingar sem verða til við notkun öryggismyndavéla verða einungis notaðar ef upp koma atvik er varða eignavörslu eða öryggi einstaklinga, s.s. þjófnaður, skemmdaverk eða slys. Þær má ekki afrita eða afhenda öðrum aðila, nema á grundvelli lagaheimildar, samþykkis skráðra aðila eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar hverju sinni. Persónugreinanlegar myndupptökur eru því almennt ekki afhentar öðrum en lögreglu og þá ef um slys eða meintan refsiverðan verknað er að ræða. Þá kann myndupptökum jafnframt að vera miðlað í þeim tilgangi að BHM geti stofnað, haft uppi og eftir atvikum varið réttarkröfur. Í þeim tilvikum sem unnið er með myndefni í þeim tilgangi er, eins og nauðsyn krefur, heimilt að veita stjórnendum, lögmönnum og tryggingarfélagi BHM og gagnaðila, auk dómstóla, aðgang að myndefninu.

Myndefni sem verður til við notkun öryggismyndavéla eyðist sjálfkrafa eftir að hámarki 30 daga nema nauðsyn krefji til að varðveita það til að geta stofnað, haft uppi og eftir atvikum varið réttarkröfur, einkum í dómsmáli, að því gefnu að lög heimili eða dómsúrskurður eða fyrirmæli þar til bærs stjórnvalds liggi fyrir.

Réttindi þín

Persónuverndarlög veita öllum einstaklingum, þ.m.t. félagsmönnum aðildarfélaga BHM, og öðrum sem BHM kann að vinna persónuupplýsingar um, ákveðin réttindi. Þú átt almennt rétt á að:

• Fá staðfestingu á því hvort við vinnum persónuupplýsingar um þig og afrit af persónuupplýsingum þínum. Þá áttu jafnframt rétt á ákveðnum lágmarksupplýsingum um tilhögun vinnslu sem m.a. eru veittar í yfirlýsingu þessari.
• Fá persónuupplýsingar þínar fluttar til annars ábyrgðaraðila ef þú hefur afhent BHM persónuupplýsingar á rafrænu formi og slíkur flutningur er tæknilega mögulegur. Einungis er um að ræða persónuupplýsingar sem afhentar hafa verið á grundvelli samþykkis þíns eða vegna framkvæmdar samnings og eru unnar með sjálfvirkum hætti.
• Óska eftir því að rangar eða tilteknar persónuupplýsingar um þig verði leiðréttar ef þær eru rangar eða óáreiðanlegar. Þú getur einnig hvenær sem er uppfært grunnupplýsingar um þig á Mínum síðum BHM. þess að rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um þig sæti leiðréttingu.
• Óska eftir að persónuupplýsingum um þig sé eytt í afmörkuðum tilvikum ef skilyrði persónuverndarlaga um eyðingu eiga við.
• Andmæla vinnslu persónuupplýsinga sem byggir á lögmætum hagsmunum BHM eða fer fram í þágu beinnar markaðssetningar.
• Fara fram á að vinnsla persónuupplýsinga þinna sé takmörkuð tímabundið vegna sérstakra aðstæðna hjá þér.
• Að sæta ekki sjálfvirkri ákvarðanatöku nema hún fari fram samkvæmt skilyrðum persónuverndarlaga og þegar hún fer fram átt þú rétt á mannlegri íhlutun og útskýringu á því hvernig sjálfvirk ákvarðanataka er fengin.
• Afturkalla samþykki þitt um að BHM megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.
• Leggja fram kvörtun hjá eftirlitsyfirvaldi sjáir þú ástæðu til þess

Réttindi þín eru ekki fortakslaus og lög eða reglugerðir kunna að heimila eða skylda BHM til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi. Réttur þinn til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna vegna beinnar markaðssetningar er þó ávallt fortakslaus.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á personuverndarfulltrui@bhm.is. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is.

Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa BHM, Sigurð Má Eggertsson í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@bhm.is.

Yfirferð og endurskoðun persónuverndaryfirlýsingar BHM

Persónuverndaryfirlýsing BHM er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Síðast var yfirlýsingin uppfærð þann 27. febrúar 2025.